Žmogiškieji ištekliai – pati svarbiausia kiekvienos organizacijos struktūros dalis, kryptingai siekianti įmonės užsibrėžtų tikslų ir juos įgyvendinanti. Kitaip sakant – tai yra visas įmonėje dirbantis personalas, įmonės darbuotojai, atliekantys savo pareigas ir taip kuriantys pridėtinę vertę organizacijoje.

Būtent žmogiškųjų išteklių veiklos valdyme labai svarbi detalė yra darbuotojų kompetencija, kuri yra įmonės varomoji jėga, leidžianti išsiskirti iš kitų ar būti pranašesne rinkoje. Ne veltui buvo ne kartą pasakyta, kad galima atkartoti ar panaudoti tas pačias technologijas, naudoti tokią pačią valdymo struktūrą, tačiau niekada negalima atkartoti kitos organizacijos žmogiškųjų išteklių išskirtinių gebėjimų.

Tačiau didelėje organizacijoje, kurioje yra labai daug darbuotojų, o įmonės veikla apima daug grandžių, kaip pvz. gamyba ar statybų sritis, žmogiškųjų išteklių veiklos valdymas nėra toks paprastas. Kiekvienas darbuotojas turi skirtingas atsakomybes, o nuo jo dažnai priklausomi ir kitose grandyse savo darbą atliekantys darbuotojai. Tokiose organizacijose žmogiškųjų išteklių veiklos suvaldymas ir efektyvumas gali sumažėti vien dėl dokumentų neprieinamumo, kuomet kiekvienos grandies darbuotojai turi atskirą savo duomenų bazę ar sistemą, prie kurios laisvai negali prieiti kiti.

Šiuo atveju projektų valdymo sistema leidžia ne tik betarpiškai valdyti kiekvieno projekto darbus bet kurioje grandyje, bet ir stebėti darbuotojų bei įrangos darbo laiko apskaitą. Jei prie vieno projekto dirba daugiau nei vienas asmuo, su projektų valdymo sistema informacija matoma visiems, vos yra suvedama ar įkeliami aktualūs dokumentai vieno iš darbuotojų. Taip galima matyti ir efektyviai išnaudoti turimų resursų užimtumą, o žmogiškųjų išteklių veiklos valdymas tampa ypač paprastas ir efektyvus. Negaištamas laikas ieškant ar dalijantis reikalinga informacija su kolegomis. Sistemoje visi dokumentai, priskirti kiekvienam projektui ar klientui, tvarkomi bei kaupiami vienoje vietoje. Visus dokumentus visi darbuotojai gali įkelti ir iškelti. Taip pat projekto valdymo sistemą galima susieti su kitomis organizacijoje valdomomis sistemomis.