Užsakymų netrūksta, darbuotojai užsiėmę, metinė apyvarta auga. Tačiau artėjant atlyginimų mokėjimo dienai įmonės savininkas vėl tikrina, kurie klientai dar neatsiskaitė. Buhalterinėse ataskaitose pelnas yra. Banko sąskaitoje jo kažkodėl nesimato.

Tokioje situacijoje mintis mokėti dar ir finansų konsultantui gali atrodyti keista. Jeigu pinigų trūksta, kam kurti naujas išlaidas? Vis dėlto būtent tada gali paaiškėti, kad įmonei reikia geriau suprasti savo veiklą, o ne tiesiog gauti dar vieną užsakymą.

Finansų konsultacija verta pinigų, kai padeda priimti konkretų sprendimą, kurio pasekmės įmonei reikšmingos. Įmonės dydis čia nėra svarbiausias kriterijus. Penkių žmonių verslas taip pat gali prisiimti įsipareigojimą, kuris jį slėgs penkerius metus.

„Turime buhalterį“ – gera pradžia pokalbiui

Buhalteris dažnai yra pirmasis žmogus, su kuriuo savininkas aptaria įmonės pinigus. Ir visiškai pagrįstai: jis mato apskaitą, supranta veiklos istoriją, žino pasikartojančias problemas.

Tačiau verta pasitikslinti, kokios paslaugos iš tikrųjų sutartos. Dokumentų apskaita, deklaracijų teikimas ir finansinių ataskaitų parengimas savaime nereiškia, kad kas nors reguliariai analizuoja atskirų klientų pelningumą ar skaičiuoja būsimos plėtros finansavimo poreikį.

Kita vertus, nemažai buhalterių teikia ir tokias paslaugas. Profesinė apskaitos organizacija ACCA pabrėžia, kad mažose įmonėse būtent apskaitos specialistas neretai padeda prognozuoti pinigų srautus ir vertinti sprendimų scenarijus. Todėl prieš ieškant naujo konsultanto prasminga paklausti dabartinio buhalterio, ar jis galėtų atlikti reikalingą darbą.

Svarbus žmogaus gebėjimas atsakyti į jūsų klausimą. Pareigų pavadinimas vizitinėje kortelėje to negarantuoja. Jei savo įmonei ieškote profesionalios finansų valdymo pagalbos, skaitykite daugiau čia.

Kai pardavimų augimas pradeda reikalauti vis daugiau pinigų

Įsivaizduokime nedidelę prekybos įmonę. Naujas klientas pateikia didelį užsakymą, tačiau atsiskaitys po 60 dienų. Tiekėjui už prekes reikia sumokėti anksčiau. Pardavimas gali būti pelningas, bet iki kliento mokėjimo įmonė turi iš kažkur finansuoti prekes ir kasdienes išlaidas.

Jeigu panašių užsakymų daugėja, augimas gali didinti pinigų trūkumą. Tai nėra prieštaravimas: daugiau lėšų lieka atsargose ir pirkėjų skolose. Pinigų srautų prognozė padeda pamatyti, kada ir kokio dydžio finansavimo prireiks.

Šiuo atveju naudinga konsultacija turėtų baigtis konkrečiu skaičiavimu. Pavyzdžiui, artimiausių 13 savaičių įplaukų ir išmokų planu, kuriame atskirai matomi atlyginimai, mokesčiai, mokėjimai tiekėjams ir tikėtini klientų atsiskaitymai.

Tuomet galima vertinti pasirinkimus: derėtis dėl avanso, keisti tiekėjo apmokėjimo terminą, užsakymą vykdyti etapais ar ieškoti finansavimo. Vien patarimas „geriau valdykite pinigų srautus“ užduoties neatlieka.

Kai didžiausias klientas nebūtinai yra geriausias

Mažose paslaugų įmonėse klientų pelningumas dažnai vertinamas pagal sąskaitų dydį. Daugiausia sumokantis klientas laikomas svarbiausiu.

Tačiau jis gali reikalauti ir daugiausia neapmokamų darbų: papildomų susitikimų, skubių pataisymų, pristatymų, vadovo dėmesio. Pridėjus vėluojantį atsiskaitymą ir nuolatines nuolaidas, vaizdas pasikeičia.

Konsultacija gali atsipirkti, jei padeda suprasti, kiek įmonė iš tiesų uždirba iš konkretaus kliento, paslaugos ar projekto. Tam nebūtinai reikia sudėtingos programos. Kartais užtenka kelias savaites tiksliau registruoti darbo laiką ir tiesiogines sąnaudas.

Vis dėlto čia svarbu nepadaryti kitos klaidos – bet kaip paskirsčius bendrąsias išlaidas paskelbti dalį klientų nuostolingais. Reikia atskirti, kurios sąnaudos išnyktų atsisakius užsakymo, kurios liktų ir ar atsilaisvinusį darbuotojų laiką pavyktų parduoti pelningiau.

Geros analizės rezultatas gali būti naujas kainoraštis, minimali užsakymo suma ar aiškiai apibrėžtas mokestis už papildomus darbus. Nebūtinai sprendimas atsisakyti kliento.

Prieš perkant įrangą ar atidarant antrą padalinį

Įrangos pardavėjas paprastai gali paaiškinti, kiek spartesnis jo siūlomas įrenginys. Patalpų nuomotojas – kodėl vieta perspektyvi. Tačiau visą finansinę pasekmę turės prisiimti įmonė.

Prieš didesnį įsipareigojimą verta suskaičiuoti daugiau nei mėnesio įmoką. Kiek kainuos įrengimas, darbuotojų mokymas, papildomos atsargos, priežiūra? Ar nauji pajėgumai turės pakankamai užsakymų? Kiek laiko reikės, kol veikla pradės pati finansuoti savo išlaidas?

Finansinės prognozės padeda įvertinti ir investicijos poveikį likusiems įmonės pinigams, ir papildomo finansavimo poreikį.

Čia ypač naudingas atsargesnis scenarijus: pardavimai pradeda augti vėliau, sąnaudos didesnės, vienas klientas atsiskaito pavėlavęs. Jei net nedidelis nukrypimas sukelia rimtą pinigų trūkumą, vadovas tai turėtų žinoti prieš pasirašydamas sutartį.

Kartais vertingiausia konsultacijos išvada būna labai paprasta: projektas atrodo patrauklus, bet įmonei dar reikia sukaupti rezervą.

Kiek turėtų atsipirkti pati konsultacija?

Universalaus tarifo, nuo kurio konsultacija tampa verta dėmesio, nėra. Galima pradėti nuo sprendimo masto ir tikėtinos naudos.

Tarkime, įmonė per metus gauna 400 tūkst. eurų pajamų. Jei pakeitus kainodarą ir nepasikeitus pardavimo apimčiai bei sąnaudoms pavyktų padidinti veiklos pelno maržą vienu procentiniu punktu, metinis veiklos pelnas išaugtų 4 tūkst. eurų. Tai sąlyginis skaičiavimas, o ne konsultanto pažadas.

Jeigu tokios galimybės patikrinimas ir įgyvendinimo planas kainuotų 1 000 eurų, pasiūlymą būtų prasminga svarstyti. Tačiau dar reikėtų įvertinti tikimybę, kad pakeitimai pavyks, jų įgyvendinimo sąnaudas ir savininko laiką.

Taip pat verta atskirti pelną nuo atlaisvintų pinigų. Sumažinus perteklines atsargas gali atsirasti lėšų sąskaitoje, tačiau visa atlaisvinta suma netampa uždarbiu. Finansinė nauda gali pasireikšti mažesnėmis palūkanomis, sandėliavimo išlaidomis ar nurašymais.

Todėl konsultanto žadamas „sutaupymas“ turi būti paaiškintas taip, kad būtų aišku, kas konkrečiai pasikeis įmonės rezultatuose.

Užduotis turi tilpti į vieną aiškų sakinį

Prašymas „pažiūrėkite mūsų finansus“ palieka daug vietos skirtingiems lūkesčiams. Vadovas tikisi sprendimo, o konsultantas gali parengti bendrą rodiklių apžvalgą.

Daug naudingesnės užduotys skamba konkrečiai: „Norime suprasti, ar galime samdyti dar du darbuotojus“, „Reikia nustatyti, kodėl augant pardavimams mažėja pinigų likutis“ arba „Norime palyginti įrangos pirkimą ir nuomą“.

Prieš pradedant darbą verta sutarti, kokius duomenis pateiks įmonė, ką parengs konsultantas, kiek tai kainuos ir kada bus aptartos išvados. Jei kuriamas skaičiavimo modelis, naudinga gauti redaguojamą failą ir paaiškinimą, kaip jį atnaujinti.

Taip pat reikėtų žinoti, ar konsultantas gauna atlygį iš rekomenduojamo finansavimo ar kitų paslaugų teikėjo. Toks ryšys savaime nepanaikina jo darbo vertės, tačiau įmonei svarbu suprasti rekomendacijos aplinkybes.

Pasiruošimas padeda nepirkti brangaus dokumentų tvarkymo

Konsultanto laikas bus panaudotas prasmingiau, jei iš anksto surinksite mėnesines finansines ataskaitas, pirkėjų ir tiekėjų skolų duomenis, paskolų grafikus bei informaciją apie svarbiausias sutartis. Priklausomai nuo klausimo, gali reikėti atsargų sąrašo, projektų savikainos ar darbuotojų darbo laiko duomenų.

Ne mažiau svarbu paaiškinti, kas slepiasi už skaičių. Gal vieną mėnesį buvo didelis vienkartinis remontas, o savininkas iki šiol pats atlieka darbą, kuriam plėtrai reikėtų samdyti žmogų.

Duomenys neturi būti tobuli. Tačiau reikia aiškiai atskirti faktus nuo spėjimų. Priešingu atveju ir išsamiausias modelis gali tik tiksliai perskaičiuoti klaidingas prielaidas.